Co to jest project manager?
W dynamicznie rozwijających się firmach prędzej czy później chaos zaczyna hamować dalszy wzrost. Gdy bieżące zadania, opóźnienia lub przeciążenie obowiązkami uniemożliwiają realizację celów biznesowych, skutecznym wsparciem staje się project manager. Czym on jest? To specjalista odpowiedzialny za planowanie, koordynowanie i finalizację określonych zadań w wyznaczonym czasie oraz budżecie. W realiach mniejszych przedsiębiorstw jest on partnerem, który przejmuje nadzór nad zespołem, pozwalając właścicielowi skupić się na strategii.
Spis treści:
Project manager – kto to jest?
W rozmowach z przedsiębiorcami zauważam, że zarządzanie projektami często kojarzy się z wielkimi korporacjami, sztywnymi strukturami i skomplikowanymi metodologiami. Ten mit warto obalić na samym początku.
Kto to jest zatem project manager? To elastyczny partner biznesowy, który przekłada strategiczne cele firmy na konkretne zadania. W przeciwieństwie do zatrudnienia menedżera na etat, outsourcing tych usług pozwala zyskać wsparcie zarządcze dokładnie w takim wymiarze godzin, jaki jest aktualnie potrzebny. Mówiąc najprościej: PM przejmuje obowiązek kontrolowania pracowników i procesów.
Czym się zajmuje project manager?
Wielu przedsiębiorców intuicyjnie czuje, że potrzebuje pomocy w zarządzaniu, jednak ma trudności z określeniem zakresu zadań. W takim przypadku warto nie tylko wiedzieć, co to jest project manager, lecz także czym się zajmuje. Poniżej przedstawiam jego główny zakres obowiązków.
Planowanie projektu
- Rozbicie ogólnej wizji biznesowej na konkretne etapy,
- Określanie zasobów potrzebnych do realizacji celu,
- Szacowanie czasu trwania poszczególnych faz,
- Tworzenie ram budżetowych.
Strukturyzacja zadań
- Przekładanie planu projektu na język codziennej praktyki,
- Kształtowanie przestrzeni roboczej i zarządzanie nią w programach takich jak Asana lub Trello,
- Rozpisywanie zadań,
- Przypisywanie obowiązków do odpowiednich osób,
- Ustawianie deadline’ów.
Zarządzanie zespołem
- Koordynowanie pracy specjalistów zaangażowanych w projekt,
- Dbanie o sprawny przepływ informacji,
- Eliminowanie sytuacji, w których pracownicy dublują swoje działania,
- Zapewnienie kompletu materiałów do pracy.
Monitorowanie postępów
- Kontrolowanie stopnia realizacji harmonogramu,
- Reagowanie na potencjalne opóźnienia,
- Łagodzenie konfliktów kompetencyjnych lub zasobowych,
- Rozwiązywanie problemów, zanim wpłyną one na końcowy termin oddania projektu.
Nadzór nad jakością
- Weryfikowanie, czy powstające elementy projektu są zgodne z początkowymi założeniami i standardami firmy,
- Przekazanie rezultatu przedsiębiorcy lub klientowi docelowemu.
To, co robi project manager, sprowadza się do jednego, głównego celu: czuwanie, aby każda rozpoczęta inicjatywa została terminowo doprowadzona do końca. W ten sposób właściciel biznesu nie musi nieustannie angażować się w projekt czy kontrolować pracowników.
Project manager – co to znaczy dla Twojej firmy?
Kiedy biznes rośnie, nie możesz już być jednocześnie handlowcem, wykonawcą i kierownikiem. Widzę, że w takiej sytuacji przedsiębiorcy często nie doceniają przewagi, jaką daje project manager. To, co robi taka osoba realnie odciąża właścicieli prosperujących firm. Do najważniejszych korzyści należy:
- Jasny podział zadań – PM dba o to, by każdy miał poukładaną tablicę w Asanie lub Trello. Zespół wie, co robić, bez dopytywania Ciebie o szczegóły,
- Projekty zawsze na czas – koniec z zarywaniem nocy na dzień przed deadline’em. Kalendarz jest kontrolowany z wyprzedzeniem, co pozwala reagować na potencjalne opóźnienia, zanim dowie się o nich klient,
- Odzyskanie wolnego czasu – taka osoba przejmuje codzienny mikromanagement, a Ty masz przestrzeń na planowanie strategii czy działań marketingowych
- Ochrona marży – budżet oraz roboczogodziny są pilnowane od samego startu. Jeśli pracownicy zaczynają przekraczać założony czas, następuje szybka reakcja, dzięki czemu nie dopłacasz do zleceń,
- Brak chaosu – poukładane procesy pozwalają firmie obsługiwać kilku dużych klientów jednocześnie. Możesz przyjmować większe zamówienia bez obaw, że struktura organizacyjna się zawali.
Dzięki temu, czym zajmuje się project manager, przedsiębiorca zyskuje sprawnie działającą strukturę. Wprowadzenie odpowiednich procesów pozwala na oddzielenie funkcji właściciela i kierownika operacyjnego. Zamiast nadzorować każdy pojedynczy krok zespołu, możesz mieć pewność, że bieżące zlecenia są realizowane zgodnie z planem.
Dowiedz się, kto to jest project manager w praktyce!
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co robi project manager? Zapraszam do kontaktu – z przyjemnością odpowiem na wszystkie pytania i dopasuję ofertę do Twojego biznesu. Zobacz, jak elastyczne wsparcie może usprawnić działanie całego zespołu. Nie musisz zarządzać wszystkim osobiście.