Jak efektywnie komunikować się?

Efektywna komunikacja to wymiana informacji pomiędzy osobami, którzy w niej uczestniczą. Może być wyrażana poprzez słowa, gesty, teksty, obrazy i dźwięki. Efektywna komunikacja jest istotna, bo dzięki niej wyrażamy nasze potrzeby i pragnienia oraz tworzymy relację z innymi.

Jak, więc efektywnie komunikować się?

Wyróżniamy 4 modele komunikacji:

Komunikacja werbalna

Ta komunikacja jest oparta na przekazie słownym. Wykorzystujemy go między innymi przy rozmowie z drugą osobą, pisząc maile, czy czytając książkę. Ten przekaz jest mało precyzyjny, gdyż jedno zdanie można interpretować na różne sposoby. Będąc wirtualną asystentką, często będziesz używać tej formy komunikacji. Warto, więc ją wyćwiczyć.

Komunikacja niewerbalna

Kolejnym sposobem jest komunikacja niewerbalna. W tym przekazie nic nie mówimy, bo ciało wysyła sygnały do otoczenia, które wyrażają nasze emocje, postawy i nastrój na przykład ze stresu trzęsą się ręce. To wpływa na proces rozmowy i umożliwia dostosowanie się do naszego rozmówcy. Warto, w trakcie rozmowy z klientem panować nad swoimi emocjami. Jest to długotrwały proces, ale warto go wyćwiczyć. To pozwoli na o wiele lepszą komunikację

Efektywna komunikacja wizualna

Następnym sposobem porozumiewania się jest komunikacja wizualna. Jeżeli włączymy obraz do naszej wypowiedzi, możemy sprawić że będzie on bardziej czytelny, zwięzły i łatwiejszy do zrozumienia. Ta komunikacja jest uważana za jedną z najbardziej skutecznych, dlatego że obraz zostaje dłużej w naszej pamięci. Warto zastanowić się, nad stworzeniem prezentacji. Do rozmowy z klientem. Zobrazujesz to co chcesz przekazać i w głowie klienta, to co mówisz pozostanie z nim na dłużej.

Efektywna komunikacja pisemna

Ostatnim modelem jest komunikacja pisemna. Często używa się jej, kiedy chcemy mieć pewność, że nic nie umknie uwadze odbiorcy. W tej komunikacji warto, abyśmy pisali jasno, prostymi słowami, unikając złożonych zdań i wyszukanego słownictwa. Warto, po każdym spotkaniu z klientem, przygotować krótką notatkę z rozmowy. To pozwoli uniknąć nieporozumień oraz Ty i klient będziecie mieć pewność na co się umawialiście.

Co pomaga efektywnie komunikować się?

W efektywnym komunikowaniu się może nam pomóc stosowanie zrozumiałego języka dla odbiorcy. To pozwoli uniknąć nieporozumień.

Ważne jest także, aby utrzymywać podczas rozmowy kontakt wzrokowy z rozmówcą oraz aktywnie go słuchać.

Warto też dostosowywać tempo mówienia i ton głosu. Lepiej unikać wyciągania na siłę informacji i zasypywania informacjami, bo możemy bardzo szybko kogoś do nas zrazić, a bardzo ważne jest pierwsze wrażenie.

Warto jest doskonalić zdolności komunikacyjne. Dzięki niej możemy bezproblemowo współpracować i nie dochodzi do nieporozumień. Komunikacja staje się skuteczniejsza i pozwala właściwie reagować oraz lepiej zrozumieć innych. Warto, więc w swoim przekazie stosować 4 modele komunikacji (werbalna, niewerbalna, wizualna i pisemna). Pracując jako wirtualna asystentka na co dzień będziesz lub stykasz się z klientami. Przydatne będzie doskonalenie tych umiejętności. Pozwoli Ci się rozwinąć, a także tworzyć nowe kontakty biznesowe. Pozyskasz dzięki temu nowe zlecenia i utrzymasz klientów na dłużej.