Organizacja Pracy Wirtualnej Asystentki
Jak zorganizować sobie pracę zdalną jako wirtualna asystentka?
Planujesz rozpocząć lub jesteś na początku drogi w karierze wirtualnych asystentek? Masz pierwszego klienta, ale nie masz pomysłu na to, jak zorganizować sobie pracę? O czym warto pamiętać i jak się odpowiednio przygotować do pracy zdalnej? Nazywam się Agnieszka Makara i od kilku lat pracuję jako wirtualna asystentka, wspomagając firmy. Uważam, że organizacja pracy to podstawa, dlatego dzisiaj podzielę się z Tobą informacjami, które być może przydadzą się w organizacji również Twojej pracy.
Organizacja pracy zdalnej. O jakich zasadach warto pamiętać?
Praca na stanowisku wirtualnej asystentki to praca zdalna, która wymaga dobrej organizacji oraz samodyscypliny. Wydawać by się mogło, że praca zdalna jest dużym ułatwieniem dla wielu pracowników, jednak jeśli osoba pracująca zdalnie zapomni o podstawowych fundamentach, którymi są właśnie dobra organizacja, sumienność i samodyscyplina, może napotkać trudności z odnalezieniem się na danym stanowisku. Bez odpowiedniego rozplanowania, ustalenia priorytetów, czy określonych zasad, będziemy po prostu czuć się przytłoczone ilością obowiązków lub będziemy mieli problem z dotrzymaniem terminów, które ustaliłyśmy z kontrahentem.
Organizacja pracy zdalnej na stanowisku wirtualnej asystentki. To może Ci się przydać!
✓ PLANNER
Planner, notatnik, czy kalendarz, bez względu na to, co wybierzesz, za pomocą tych narzędzi zaplanujesz sobie dzień lub tydzień pracy. Metoda planowania pozwala nam precyzyjnie rozłożyć obowiązki, pamiętać o wyznaczonych terminach, a także uwalnia nas od presji czasowej, która nie jest dobrym doradcą. Ustalone zasady, terminy oraz godziny, uczą nas również samodyscypliny, która jest podstawą w pracy wirtualnych asystentek.
✓ PRIORYTETY
Ustalenie sobie priorytetów jest kwestią istotną. Zadania i obowiązki dzielą się na te najważniejsze, ważne i na te mniej ważne, które w naszej pracy określa się mianem „mogą poczekać”. Jeśli nie zaplanujemy sobie pracy od najważniejszej do najmniej ważnej, możemy mieć problem z wykonaniem danego zadania. Wiąże się to z dotrzymywaniem ważnych terminów!
✓ CELE
Największy chaos wprowadzają nadprogramowe zadania, które zaburzają nasz rytm pracy. Jeśli ustalamy sobie cele oraz priorytety, które wymieniłam w punkcie powyżej, pozostańmy przy nich i na nich się skupmy. Dla przykładu: masz do wykonania pilny projekt dla dużego klienta, ale w środku tygodnia odzywa się nowy klient, który bardzo chce, abyś dla niego pracowała, jednak okres próbny musisz zacząć w danym tygodniu. Planowanie, priorytety oraz cele, które sobie obierasz na początku drogi, pozwolą Ci oszacować Twoje moce przerobowe oraz czas, którym dysponujesz. Dzięki temu łatwiej będzie Ci prowadzić negocjacje, lub ustalać termin dogodny dla obu stron.
✓ UNIKAJ ROZPRASZACZY
Sprawdzanie Facebooka kusi! Dźwięk przychodzącej wiadomości również kusi! Są to jednak bezproduktywne rozpraszacze, które wydłużają czas Twojej pracy, a Twojej głowie nie pozwalają pozostać w skupieniu na wykonywanej pracy. Na czas pracy wycisz telefon, telewizor lub radio, jeśli zauważasz, że negatywnie wpływa na Twoją wydajność
✓ WORK BALANCE
Organizacja pracy, cele, priorytety, a gdzie w tym wszystkim Ty sama? Osoba, na której opiera się cały Twój system? Jednym z istotnych elementów organizacji pracy wirtualnej asystentki jest przerwa w pracy. Wydaje się błahe, prawda? Jednak często wiele z nas zapomina o regularnych przerwach, które pozwalają nam oczyścić umysł i zwiększyć naszą wydajność. Czasem o przerwie w pracy przypomina nam moment, w którym odczuwamy trudność w wykonaniu prostego zadania. Jest to znak, że należy wrócić do niego wtedy, kiedy my same odpoczniemy.
Jak widzisz, podstawowe czynniki organizacyjne na stanowisku wirtualnej asystentki są teoretycznie proste. Jednak w praktyce wiele z nas wciąż o tym zapomina. Naturalnie dla każdej z nas zasady organizacyjne mogą się różnić. Jedna z nas woli pracować w ciszy, inna uwielbia pracować w rytm muzyki klasycznej. Najważniejsze to poukładać sobie pracę i obowiązki tak, abyśmy nie czuły się przytłoczone i nie doprowadziły do wypalenia zawodowego, które odbiera chęć pracy.